Mga spotlight
Tagapamahala ng Administratibo, Tagapangasiwa ng Opisina, Tagapag-ugnay ng Opisina, Superbisor ng Opisina, Katulong na Ehekutibo, Tagapamahala ng Operasyon, Direktor ng Opisina
Anuman ang kanilang misyon, lahat ng organisasyon ay kumplikado at nangangailangan ng napapanahong pagkumpleto ng milyun-milyong iba't ibang gawain sa likod ng mga eksena. Karamihan sa mga organisasyon ay mayroong kahit isang dedikadong administratibong tao na humahawak sa mga tungkuling ito—isang Office Manager!
Ang mga Office Manager ay tumutulong upang matiyak na ang mga tungkulin sa opisina ay maayos at mahusay na isinasagawa. Maaari silang magsagawa ng mga tungkuling administratibo o badyet, o pamahalaan ang mga isyu sa yamang-tao at mga operasyon na may kaugnayan sa mga pasilidad. Sa pangkalahatan, nakikipag-ugnayan sila sa maraming departamento at kadalasang nagsisilbing isang uri ng sentralisadong sentro para sa maraming proseso at proyekto!
Ang kanilang tungkulin ay nangangailangan sa kanila na gumanap ng maraming papel, ngunit ang mga epektibong Office Manager ay nagagawa ang mga bagay-bagay at gumaganap ng malaking papel sa paghubog ng kultura at klima sa lugar ng trabaho. Ang kanilang kakayahang mahulaan at maiwasan ang mga isyu, umangkop sa mga pagbabago, at mag-organisa ng mga daloy ng trabaho ay nakakaapekto sa tagumpay ng organisasyon nang higit pa kaysa sa maaaring ibigay sa kanila ng papuri!
- Pagpapanatili ng mga gawain sa organisasyon sa tamang landas
- Pakikipagtulungan sa iba't ibang departamento
- Pag-aambag sa mas maayos na kapaligiran sa lugar ng trabaho
Iskedyul ng Paggawa
- Ang mga Office Manager ay nagtatrabaho ng mga full-time na trabaho, karaniwang sa loob ng bahay sa mga normal na oras ng negosyo.
Mga Karaniwang Tungkulin
- Pamahalaan at i-coordinate ang mga pangkalahatang at pang-organisasyong gawain sa administrasyon
- Gumawa, magpadala, tumanggap, at tumugon sa mga sulat sa opisina, kung kinakailangan
- Iproseso ang mga papasok at papalabas na sulat at mga paghahatid
- Pamahalaan/rutahin ang mga papasok na tawag o tulungan ang receptionist sa paghawak ng tawag
- Subaybayan ang imbentaryo ng mga suplay; mag-reorder/mag-restock kung kinakailangan
- Gumamit ng mga database upang mag-input at kumuha ng data at magpatakbo ng mga ulat
- Pangasiwaan ang mga proseso ng pagkuha ng IT
- Gumawa ng mga sistema ng file para sa pamamahala ng mga pisikal at digital na rekord; tiyakin ang wastong pangangalaga ng sensitibong impormasyon
- Tulong sa pag-iskedyul, pagsasaayos ng paglalakbay at tuluyan, paghahain ng reimbursement para sa mga gastusin, atbp.
- Pamahalaan ang mga badyet ng opisina; subaybayan at hulaan ang mga gastos; i-verify ang mga pagbili gamit ang credit card at i-reconcile ang mga buwanang billing statement
- Magreserba at maghanda ng mga silid para sa mga pagpupulong. Tiyaking nasubukan at handa nang gamitin ang mga kagamitan (tulad ng mga speakerphone, mikropono, laptop, projector, presentation pointer, at iba pang kagamitan sa IT o audiovisual)
- Tumulong sa pagpaplano ng mga kaganapang pang-organisasyon, kabilang ang pag-order ng sapat na catering, o pagpapadala ng mga permit sa paradahan at pagbibigay ng mga direksyon sa mga panlabas na dadalo, atbp.
- Magtatag ng mga kontrata sa mga vendor at service provider; suriin ang mga invoice para sa katumpakan
- Pangasiwaan ang mga gawaing pagpapanatili ng pasilidad at pangangalaga sa kapaligiran; tiyaking naipamahagi at nasusunod ang mga patakaran sa kaligtasan sa lugar ng trabaho
- Ipatupad ang mga pamamaraan sa pisikal na kaligtasan at seguridad ng opisina, tulad ng mga plano sa pagtugon sa sunog at emerhensiya
Mga Karagdagang Pananagutan
- Sumulat at baguhin ang pangkalahatan at partikular na mga patakaran at proseso ng opisina
- Tumulong sa pagre-recruit, pag-interbyu, at pagkuha ng mga bagong tauhan
- Pangasiwaan ang mga naaangkop na kawani; magbigay ng pagsasanay at feedback
- Magtakda ng mga iskedyul; aprubahan ang bayad na oras ng pahinga; lutasin ang mga hindi pagkakaunawaan sa pagitan ng mga tao
- Makinig sa mga alalahanin ng empleyado at tumulong sa paghahanap ng mga solusyon
- Tulungan ang mga empleyado sa mga paghahabol sa kompensasyon ng mga manggagawa, kung kinakailangan
Soft Skills
- Katumpakan
- Nakikibagay
- Pansin sa detalye
- Mga kasanayan sa komunikasyon
- Pagiging Kumpidensyal
- Serbisyo sa customer
- Nakatuon sa detalye
- Independent
- Inisyatiba
- Mga kasanayan sa pamumuno at pangangasiwa
- Methodical
- Paggawa ng maraming bagay (multitasking)
- Pagsubaybay
- Organisado
- pasensya
- Paglutas ng problema
- Maaasahan
- Pag-iiskedyul
- Tamang paghuhusga at paggawa ng desisyon
- Pamamahala ng oras
Mga Kasanayang Teknikal
- Pagbabadyet at pagsubaybay sa pananalapi
- Mga prinsipyo sa pamamahala ng mga pasilidad
- Pangkalahatang kaligtasan sa sunog at pagtugon sa emerhensiya
- Pamamahala ng yamang-tao
- Kontrol ng imbentaryo
- Pagkuha ng IT
- Kaalaman sa mga pamamaraan sa pamamahala ng opisina
- Kahusayan sa software at kagamitan sa opisina (hal., mga kompyuter, printer/scanner/copier, multi-line phone, kagamitang audiovisual, kagamitan sa presentasyon)
- Pamamahala ng mga rekord
- Mga kompanya ng konstruksyon at inhinyeriya
- Mga sentro ng kombensiyon
- Mga korporasyon
- Mga institusyong pang-edukasyon
- Mga institusyong pinansyal
- Mga ahensya ng gobyerno
- Mga Hotel
- Mga law firm
- Mga kumpanya ng media at paglalathala
- Mga pasilidad na medikal
- Mga non-profit na organisasyon
- Mga pribadong kompanya
- Mga ahensya ng real estate
- Mga pasilidad sa libangan
- Mga organisasyong pangrelihiyon
- Mga institusyon ng pananaliksik
- Mga tindahan ng tingi
- Maliliit na negosyo at mga startup
- Mga kompanya ng transportasyon at mga utility
Isipin ang isang mahusay na pagpapatakbo ng opisina, mula sa napapanahong mga email hanggang sa maayos na koordinasyon ng mga pagpupulong. Ang pangunahing tungkulin nito ay isang Office Manager, ang pangunahing tauhan na humahawak ng maraming tungkulin mula sa administrasyon hanggang sa IT! At habang ang trabaho ay tiyak na maaaring may kasamang maraming stress, hindi ito palaging may katumbas na dami ng pagkilala.
Inaasahang gagabayan ng mga Office Manager ang mga proseso at gawain, pamamahalaan ang magkakaibang pangkat, at pag-isahin ang mga bagay-bagay... kadalasan nang hindi namamalayan ng sinuman kung gaano kahalaga ang kanilang tungkulin!
Kailangan nilang manatiling flexible at handang harapin ang mga bagong hamon nang walang gaanong oras ng paghahanda. Kapag hindi nasunod ang plano, maaaring nasa Office Manager ang responsibilidad na magtrabaho nang late o pumasok sa katapusan ng linggo para maibalik sa tamang landas ang isang proseso o proyekto!
Sa umuusbong na mundo ng pamamahala ng opisina, napakahalaga ng pagiging updated! Ang pamamahala ng remote work ay isang pangunahing kalakaran, kung saan malaking bahagi ng lakas-paggawa sa Amerika ang nagtatrabaho na ngayon mula sa bahay. Umaangkop na ang mga Office Manager upang mapangasiwaan ang mga remote team at matiyak na nagpapatuloy ang mga manggagawa sa mga gawain habang nananatiling motibado.
Binabago ng AI at iba pang mga tool sa automation ang paraan ng paghawak ng hindi mabilang na mga gawain, na nagpapanatili sa mga Office Manager na abala habang natututo, nagpapatupad, at nagsasanay sila sa iba sa mga bagong pamamaraang ito ng paggawa ng mga bagay-bagay.
Samantala, sa bawat industriya, mayroong mas mataas na diin sa mga napapanatiling kasanayan, kaya sinisikap ng mga Office Manager na tulungan ang mga organisasyon na manatiling walang papel hangga't maaari . Ilan lamang ito sa mga trend na nakakaapekto sa dinamikong larangan ng karerang ito!
Ang mga Office Manager ay kadalasang organisado at kayang mag-multitask at manatiling nakapokus. Maaari nilang malinang ang mga kasanayang ito mula sa murang edad, marahil sa pamamagitan ng mga aktibidad sa paaralan o dahil sa mga responsibilidad at gawaing-bahay na ibinibigay sa kanila. Kadalasan ay mayroon silang mahusay na kasanayan sa pamumuno at pamamahala, na maaaring malinang sa pamamagitan ng mga ekstrakurikular na aktibidad tulad ng paglalaro ng mga team sports, halimbawa!
- Ang mga Office Manager ay karaniwang dapat mayroong kahit isang diploma sa hayskul o katumbas nito. Hindi kinakailangan ang isang degree para sa lahat ng posisyon, ngunit maaaring makatulong ang isa para mapansin sa mga kakumpitensya!
- Ang isang mahusay na kombinasyon ng mga kaugnay na karanasan sa trabaho at mga kredito sa akademiko ay maaaring ang pinakamahusay na pagpipilian upang maging kwalipikado para sa isang trabaho bilang Office Manager.
- Ang ilang mga manggagawa ay maaaring kumuha ng programang sertipiko sa Office Administration & Technology, o kumuha ng mga klase sa business administration at IT sa isang community college.
- Depende sa kung saang industriya kabilang ang opisina, ang mga kaugnay na major sa bachelor's degree ay maaaring kabilang ang negosyo o pampublikong administrasyon, pangangasiwa ng mga serbisyong pangkalusugan, pamamahala ng yamang-tao, pamamahala ng hospitality, edukasyon, mga pag-aaral ng paralegal, o mga sistema ng pamamahala ng impormasyon.
- Ang mga karaniwang klase sa antas ng kolehiyo ay maaaring kabilang ang:
- Pagtutuos
- Pagsusulat ng negosyo
- Pamamahala ng pagbabago
- Resolusyon sa salungatan
- Mga paksa ng Pagkakaiba-iba, Pagkakapantay-pantay, at Pagsasama
- Mga mahahalagang bagay sa serbisyo sa customer
- Seguridad sa siber
- Epektibong kasanayan sa komunikasyon para sa mga tagapamahala
- Mga Pangunahing Kaalaman sa Pamamahala ng Yaman ng Tao
- Mga pangunahing kaalaman sa pamumuno
- Pagpaplano ng kaganapan
- Paghahanda sa Emergency
- Dinamika ng organisasyon
- Personal na pag-unlad
- Mga pangunahing kaalaman sa pamamahala ng proyekto
- Pamamahala ng mga rekord
- Pamamahala ng ugnayan ng supplier at vendor
- Pagbuo ng pangkat
- Mga opsyonal na sertipikasyon tulad ng:
- ARMA - Propesyonal sa Pamamahala ng Impormasyon
- Institute of Certified Records Managers - Sertipikadong Tagapamahala ng Rekord
- Pandaigdigang Asosasyon ng Pamamahala ng Pasilidad - Propesyonal sa Pamamahala ng mga Pasilidad at ang Sertipikadong Tagapamahala ng Pasilidad
- Maghanap ng programang nag-aalok ng sapat na espesyalisadong mga kurso na may kaugnayan sa lupa at konserbasyon ng lupa
- Isaalang-alang ang halaga ng matrikula, mga diskwento, at mga oportunidad sa lokal na iskolarship (bilang karagdagan sa tulong na pederal)
- Isipin ang iyong iskedyul at kakayahang umangkop, kapag nagpapasya kung mag-enroll sa isang on-campus, online, o hybrid na programa
- Suriin ang mga akademiko at karanasan sa trabaho ng mga miyembro ng fakultad. Suriin ang kanilang kasalukuyang pananaliksik at mga sulatin, at tingnan ang mga parangal na maaaring natanggap nila o mga nagawang kilala sila.
- Tingnan ang mga rate ng pagtatapos, mga istatistika ng pagkakalagay sa trabaho, at kung ano ang ginagawa ng mga alumni
- Sa hayskul, mag-ipon ng mga klase sa Ingles, pagsasalita, komunikasyon, accounting at pananalapi, at computer
- Makilahok sa mga ekstrakurikular na aktibidad kung saan makakakuha ka ng karanasan sa pamamahala ng proyekto at mabuo ang mga kasanayan sa pagtutulungan at pamumuno
- Maghanap ng mga internship na may kaugnayan sa opisina, part-time na trabaho, o mga proyektong boluntaryo habang nasa kolehiyo. Anumang karanasang makukuha mo ay magiging kapaki-pakinabang sa hinaharap.
- Humingi ng panayam na nagbibigay ng impormasyon sa isang nagtatrabahong Office Manager sa inyong lokal na lugar
- Kung ayaw mong kumuha ng buong bachelor's degree, isaalang-alang ang pagkuha ng mga klase sa community college.
- Maaari mo ring patumbahin ang ilang online na kurso mula sa Udemy , Skillshare , LinkedIn Learning , Coursera , o iba pang mga site
- Maghanap ng mga paksang may kaugnayan sa opisina tulad ng accounting, pagsusulat, pamamahala ng pagbabago, paglutas ng tunggalian, DEI, serbisyo sa customer, cybersecurity, pamamahala ng human resources, pamumuno, pagpaplano ng kaganapan, kahandaan sa emerhensiya, pamamahala ng proyekto, pamamahala ng mga rekord, relasyon sa vendor, atbp.
- Gumawa ng working resume para masubaybayan ang iyong mga nagawa sa trabaho at akademikong aspeto.
- Sumali sa mga propesyonal na organisasyon upang matuto, magbahagi, makipagkaibigan, at palaguin ang iyong network (tingnan ang aming listahan ng mga Resources > Mga Website)
- Subaybayan ang mga pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnayan ng mga taong maaaring magsilbing sanggunian sa trabaho sa ibang pagkakataon
- Kakailanganin mong magkaroon ng karanasan sa isang opisina bago makakuha ng trabahong pang-manager. Isaalang-alang ang pag-aaplay para sa mga tungkulin bilang receptionist, administrative assistant, paralegal, data entry clerk, file clerk, procurement assistant, o human resources manager.
- Tingnan ang mga job portal tulad ng Indeed.com , LinkedIn , Glassdoor , Monster , CareerBuilder , SimplyHired , ZipRecruiter , at USAJOBS.
- Tandaan ang mahahalagang keyword sa mga job posting. Isama ang mga ito sa iyong resume at cover letter.
- Nag-aalok ang Jobscan ng listahan ng mga nangungunang kasanayan sa resume ng Office Manager na maaaring idagdag, tulad ng:
- Pansin sa detalye
- Pag-iingat ng Aklat
- Pagbabadyet
- Kalendaryo
- Komunikasyon
- Paglutas ng tunggalian
- Pamamahala ng imbentaryo
- Pag-invoice
- Pagpaplano
- Pamamahala ng mga rekord
- Pamamahala ng Vendor
- Tingnan ang mga halimbawa ng resume ng Office Manager at maghanap online ng mga halimbawang tanong sa panayam
- Sabihin sa lahat ng nasa iyong propesyonal na network na naghahanap ka ng trabaho
- Isaalang-alang ang paglipat sa lugar kung saan mas maraming bakanteng trabaho
- Tanungin ang iyong mga propesor sa kolehiyo, dating superbisor, at/o mga katrabaho kung handa silang magsilbi bilang mga personal na sanggunian. Huwag ibigay ang kanilang personal na impormasyon sa pakikipag-ugnayan nang walang paunang pahintulot
- Magsagawa ng mga kunwaring panayam sa career center ng iyong paaralan o sa iyong mga kaibigan, para maging handa ka at mas maluwag sa panahon ng mga tunay na panayam
- Magsuot ng angkop para sa mga panayam at ipakita ang iyong sigasig para sa at kaalaman sa larangan
- Alamin ang lahat ng iyong makakaya tungkol sa potensyal na employer bago pumunta sa isang interbyu
- Magpakita ng kalayaan, integridad, at pamumuno
- Makipagtulungan sa ibang mga departamento upang makipagpalitan ng impormasyon at ideya
- Ituon ang iyong pansin sa pag-master ng iyong mga pangunahin at pantulong na tungkulin. Kapag maayos at mahusay na ang takbo ng mga bagay-bagay, magboluntaryo para sa isang mapaghamong proyekto o gawain na maaaring labas sa iyong mga regular na tungkulin.
- Palaging maghanap ng mga lugar kung saan maaaring mapabuti ang kasalukuyang mga daloy ng trabaho
- Paunlarin ang iyong kahusayan sa mga software program na iyong ginagamit
- Manatiling pamilyar sa mga naaangkop na patakaran ng organisasyon at mag-alok ng mga mungkahi para sa mga pagbabago kung kinakailangan
- Panatilihin ang isang propesyonal at inklusibong kapaligiran sa trabaho para sa lahat
- Maging handa para sa mga emerhensiya at tiyaking sinanay ang mga kasamahan sa mga pinakamahusay na kasanayan sa pagtugon sa krisis
- Ipaalam sa iyong superbisor na gusto mong kumuha ng karagdagang mga responsibilidad at handa kang sumailalim sa karagdagang pagsasanay, kung kinakailangan
- Palaging subaybayan ang iyong mga nagawa at kontribusyon!
- Magtanong kung may mga partikular na espesyalisadong kasanayan o sistema na maaari mong matutunan na maaaring makinabang sa organisasyon
- Ipaalam sa kanila na handa kang kumuha ng training—lalo na kung kayang sagutin ng employer ang gastos sa matrikula!
- Makipag-ugnayan sa mga propesyonal na organisasyon tulad ng Institute of Certified Records Managers o ng International Facility Management Association
- Tandaan, kapag nagtatrabaho ka na bilang isang Office Manager, maaaring wala nang ibang paraan ang iyong employer para sa pag-angat sa posisyong iyon kung ito ay isang maliit na organisasyon. Maaari kang makakuha ng dagdag na suweldo, ngunit para "umangat" ay maaaring kailanganin mong mag-apply para sa trabaho sa isang mas malaking organisasyon!
Mga website
- Samahang Amerikano ng mga Propesyonal na Administratibo
- ARMA
- Samahan ng mga Ehekutibo at Administratibong Propesyonal
- Instituto ng mga Sertipikadong Tagapamahala ng Rekord
- Pandaigdigang Asosasyon ng mga Propesyonal na Administratibo
- Pandaigdigang Asosasyon ng Pamamahala ng Pasilidad
Mga libro
- Ang Unang-Beses na Tagapamahala , ni Jim McCormick
- Ang Bagong Executive Assistant: Pambihirang pamamahala ng opisina ng ehekutibo , ni Jonathan McIlroy
- Ang Office Rockstar Playbook: Paano Ako Umangat sa Level Up bilang isang Executive Assistant at Tinulungan ang Aking CEO na Bumuo ng Isang Kumpanya na May Bilyong Dolyar , ni Debbie Gross
Ang mga Office Manager ay bihasa sa lahat ng uri ng trabaho, kaya't nagagawa nila ang iba't ibang uri ng tungkulin. Sa napakalaking organisasyon, maaaring may magkakahiwalay na indibidwal na dalubhasa sa bawat isa sa mga tungkuling ito, kumpara sa isang tao lamang na gumagawa ng lahat. Kung interesado ka sa mas espesyalisadong karera, isaalang-alang ang mga opsyon sa ibaba!
- Accountant
- Tagapamahala ng Kompensasyon at mga Benepisyo
- Espesyalista sa Kontrata
- Tagapagtantya ng Gastos
- Katulong na Ehekutibo
- Tagapamahala ng Pasilidad
- Tagapamahala ng Yaman ng Tao
- Espesyalista sa Relasyon sa Paggawa
- Analyst ng Pamamahala
- Tagaplano ng Pulong, Kumbensyon, at Kaganapan
- Paralegal
- Tagapangasiwa ng Edukasyong Postsecondary
- Tagapamahala ng Ari-arian, Real Estate, at Samahan ng Komunidad
- Mga Tagapamahala ng Pagbili, Mamimili, at Ahente ng Pagbili
- Tagapamahala ng mga Rekord
- Espesyalista sa Pagsasanay at Pagpapaunlad
Newsfeed
Mga Tampok na Trabaho
Mga Online na Kurso at Tool
Mga Inaasahan sa Taunang Sahod
Ang mga bagong manggagawa ay nagsisimula sa humigit-kumulang $78K. Ang median na suweldo ay $102K bawat taon. Ang mga manggagawang may mataas na karanasan ay maaaring kumita ng humigit-kumulang $133K.